優(yōu)化合同管理的六大對策-項目管理軟件

市場經(jīng)濟要求電信企業(yè)必須在遵循市場行為規(guī)則的前提下參與競爭、規(guī)范管理和經(jīng)營，因此，企業(yè)的合同管理工作顯得尤為重要。當(dāng)前，電信企業(yè)合同管理工作面臨著一些問題，亟待解決。對合同履行情況的深入監(jiān)控不夠。目前，電信企業(yè)法律事務(wù)管理部門對合同管理前期審批、簽訂，能發(fā)揮有效的管理和控制，但由于人力、技術(shù)等條件的限制，對合同管理部門后期執(zhí)行和履行合同的情況較難掌握，難以做到有效的監(jiān)督和檢查，還不能做到對合同全過程的閉環(huán)管理。

合同管理情況不平衡，業(yè)務(wù)類合同相對薄弱。隨著各類新業(yè)務(wù)及各種經(jīng)營促銷活動的開展，業(yè)務(wù)類合同呈現(xiàn)量大、種類多、動態(tài)出新的特點，加之政府監(jiān)管、市場競爭的加劇以及用戶需求的變化，這些都對業(yè)務(wù)合同的質(zhì)量提出了更高的要求。而公司內(nèi)部業(yè)務(wù)合同管理仍是薄弱環(huán)節(jié)，集中表現(xiàn)為合同文本的內(nèi)容不規(guī)范，如部分新業(yè)務(wù)服務(wù)合同條款約束對方內(nèi)容較多，顯失公平；促銷活動中服務(wù)協(xié)議條款約定不夠明晰，客戶理解發(fā)生歧義，導(dǎo)致投訴等。對涉及知識產(chǎn)權(quán)的合同對方當(dāng)事人是否為合法權(quán)利人的資格審查還未引起足夠重視，對合同履行過程中創(chuàng)造的新的知識產(chǎn)權(quán)權(quán)利人約定不明確，對知識產(chǎn)權(quán)保護不夠。

如何針對合同管理中的問題和不足，不斷完善合同管理制度和流程呢？我們認(rèn)為，電信企業(yè)應(yīng)進一步改進和優(yōu)化合同管理，努力做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理處于有效的控制狀態(tài)。增強企業(yè)風(fēng)險意識。加強對各級管理人員、員工合同法規(guī)的宣傳教育，促進各級管理人員特別是領(lǐng)導(dǎo)者和決策者轉(zhuǎn)變不合時宜的思維和模糊認(rèn)識，增強法制觀念和風(fēng)險意識。采用培訓(xùn)班、內(nèi)部法律專業(yè)網(wǎng)站、法律咨詢等形式，培養(yǎng)一支懂法律、懂合同的經(jīng)營管理隊伍。促進各有關(guān)部門互相配合，共同努力，搞好公司合同管理工作。

加強對合同履行環(huán)節(jié)的監(jiān)控，防范合同履行中可能存在的風(fēng)險。加強對企業(yè)員工合同簽訂授權(quán)的管理與控制，落實執(zhí)行好授權(quán)制度，尤其要完善對分公司的授權(quán)管理，把握好權(quán)利授予與權(quán)利控制的關(guān)系，強化被委托人業(yè)務(wù)技能和職責(zé)。完善監(jiān)控手段，促進公司合同OA管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)、BSS系統(tǒng)、工程管理系統(tǒng)之間的信息共享，逐步實現(xiàn)合同OA管理系統(tǒng)對合同履行情況的動態(tài)監(jiān)控。建立完善對合同履約情況的考核制度，加強合同簽訂后的監(jiān)督和管理，促使各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及簽約人隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報，對造成合同不能履行或不能完全履行的，追究有關(guān)人員的責(zé)任，強化合同履行的有效控制。

針對當(dāng)前業(yè)務(wù)合同管理相對薄弱的情況，強化管理。查堵合同管理漏洞。重點對公司服務(wù)協(xié)議、規(guī)范合同文本進行全面清理、自查和修訂，進一步規(guī)范業(yè)務(wù)合同內(nèi)容，促進已有規(guī)范合同文本的使用。繼續(xù)緊密跟蹤新業(yè)務(wù)發(fā)展，加強對新業(yè)務(wù)合同格式文本的研究、制訂和推廣使用，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供有效支撐。加強對省公司直屬單位、市、縣（市）分公司合同管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查。提供實用性強的合同管理實務(wù)操作指導(dǎo)，重點加強對合同承辦環(huán)節(jié)的審查工作，把好合同審查第一關(guān)。建立完善檢查考核制度，重點加強對市、縣（市）分公司的檢查，促進市、縣公司加強合同管理的基礎(chǔ)工作，規(guī)范合同管理行為，在日常經(jīng)營管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度，促其持續(xù)執(zhí)行形成自律。

創(chuàng)新合同管理模式，提高效率。減少重復(fù)性監(jiān)控、提高合同審批流轉(zhuǎn)效率。指導(dǎo)省公司市場業(yè)務(wù)部門對業(yè)務(wù)廣告、宣傳品、營銷活動實施年度招標(biāo)選合作伙伴后，簽訂年度合作框架協(xié)議，日�；顒右匀蝿�(wù)單為準(zhǔn)，定期結(jié)算；指導(dǎo)對本單位合同分類進行規(guī)范，完善流程以提高合同簽批流傳效率，對大修工程試行年度招標(biāo)后簽框架協(xié)議的方式以減少合同量。優(yōu)化財務(wù)審核流程，探索制訂標(biāo)準(zhǔn)付款條件，做到對重要合同進行重點審核和管理，以提高合同審查簽批工作效率，優(yōu)化宣傳營銷類合同付款管理流程，提高結(jié)算效率。

從防范糾紛風(fēng)險的角度，加強對違約責(zé)任的執(zhí)行管控。需要明確合同履行責(zé)任人，對所簽合同的全面履行具體負(fù)責(zé)，履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報并積極想辦法解決。增強責(zé)任人對非常規(guī)履行情況的處理技能，增強責(zé)任人對違約現(xiàn)象的識別能力，掌握違約處理操作技能，不斷提高企業(yè)合同管理水平，保障企業(yè)持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。